Som medlem i IEH får du råd og veiledning, tilgang til en rekke ressurser og verktøy utover de du finner på våre åpne sider. IEH er en arena for nettverk og en møteplass. IEH også tilbyr kurs og seminarer og kapasitetsbygging av dine leverandører. Se IEHs medlemsfordeler.

Dette må du gjøre:

1. Vedta retningslinjer for etisk handel
2. Forankre internt, planlegg og organiser arbeidet
3. Kommuniser med leverandørene

1. Vedta retningslinjer for etisk handel

Når din bedrift skal starte arbeidet med etisk handel begynner dere med å vedta retningslinjer for etisk handel, eller bedriftens code of conduct, som det gjerne kalles. Slik etablerer dere et verdigrunn­lag for det videre arbeidet. Retningslinjene bygger på konven­sjoner vedtatt av FN og den internasjonale arbeidsorganisa­sjonen ILO. Det er med andre ord internasjonal enighet om felles retningslinjer for arbeidslivet i hele verden. Mange bedrifter tar også med krav knyttet til dyrehelse.

Retningslinjene bør også beskrive prinsippene for hvordan dere vil jobbe med å følge dem opp. For eksempel bør det være tydelig at dere ønsker å bidra til forbedringer. Retningslinjene for etisk handel har strategiske implikasjoner for bedriften din og bør følgelig vedtas av styret. En mal for utforming av retningslinjer finner du lenger ned på siden.

2. Forankre internt, planlegg og organiser arbeidet

Når du begynner å arbeide med etisk handel er det viktig at du setter deg konkrete og gjennomførbare mål. Ingen kan gjøre alt på en gang.

I en oppstartsfase er det naturlig at målene angår interne forhold i bedriften. Senere setter du mål knyttet til konkrete forbedringer av arbeidsforhold hos produsentene, eller hvor­dan dine agenter eller importører jobber med etisk handel i forhold til sine produsenter.

Mange ansatte blir berørt når en bedrift setter seg mål knyttet til etisk handel. Du oppnår best resultater når etisk handel blir en integrert del av virksomheten og derfor bør du organisere arbeidet deretter. Flere funksjoner, som innkjøp, design og kvalitetskontroll kan delta, men de som jobber direkte med leverandørene må alltid involveres. Ansatte som får ansvar må få informasjon og nødvendig opplæring som er tilpasset oppgavene de er satt til å løse.

Godt internt forankringsarbeid er tett knyttet til rapporte­ring og kommunikasjon av etisk handel. Bedriftens styre og ansatte må vite hva som er vedtatt, hva som er gjennomført, hva som har lykkes og hva som har vært vanskelig å gjennomføre. Forankring er en aktivitet som stadig må gjentas, i takt med utviklingen av bedriftens arbeid med etisk handel.

Når målene er satt, må det lages handlingsplaner, defineres ansvar og settes av ressurser. Oppgaver må planlegges og prioriteres.

To av Kid Interiør AS sine mål for det første året de arbeidet med etisk handel:

• Vedta retningslinjer for etisk handel
• Kommunisere retningslinjene til leverandører og samarbeidspartnere

Culina/Enor AS, som allerede er i gang med arbeidet med etisk handel, satte blant annet følgende mål i sin årsplan:

• Gjennomføre risikokartlegging av hovedleverandører
• Kartlegge arbeidsforholdene hos utvalgte leverandører, identifisere eventuelle avvik fra våre retningslinjer og iverksette forbedringer
• videreføring i intern opplæring av ansatte i etisk handel

3. Kommuniser med leverandørene

Målene om bedre arbeidsforhold i leverandørkjeden kan bare nås hvis produsentene, importørene og agentene i din leve­randørkjede også tar ansvar. Det er i produsentens fabrikker, på deres gård eller plantasje, at forholdene skal forbedres, og agenten og importøren må engasjere seg i forbedrings­arbeidet hos sine produsenter.

Derfor må retningslinjene for etisk handel kommuniseres i din leverandørkjede. Husk å forklare hvorfor du er opptatt av arbeidsforhold i produksjonen i tillegg til kvalitet og leveringsvilkår. Du bør la det komme tydelig frem at du vet at retningslinjene for etisk handel ikke lar seg oppfylle umid­delbart, og at kontrakter ikke blir avsluttet ved brudd på retningslinjene så lenge leverandøren bidrar til gjennomfø­ring av forbedringstiltak.

Hvordan gjør du det?

Den enkleste måten å formidle retningslinjene på er å sende dem til produsenter, agenter og importører sammen med et følgebrev som forklarer hvordan du ønsker at de skal følge opp retningslinjene når de mottar dem.

Du kan også formidle og understreke viktigheten av retnings­linjene i møter og telefonsamtaler med leverandørene. Flere bedrifter ber leverandørene om en skriftlig tilbakemelding på at retningslinjene er lest og forstått.

Kommunikasjonen må ta utgangspunkt i at produsenten, agenten, importøren og du har felles interesse av at retnings­linjene etterleves:

• Produsenter med dårlige arbeidsforhold utgjør en betydelig belastning og risiko for sine kunder
• Produsenter som tilbyr gode arbeidsforhold har vanligvis en mer stabil arbeidsstokk enn konkurrenter hvor arbeiderne blir behandlet dårlig. Dette betyr igjen at det er kompetente folk til å utføre produksjonsoppgaver, og at kvalitet og leveringssikkerhet er god.

Når du handler via agent eller importør gjelder det å sikre at disse tar ansvar for å følge opp produsentene.

Agenter og importører som arbeider seriøst med etisk handel, kjennetegnes ved at de:

• Vedtar retningslinjer for etisk handel som omfatter de samme temaene som dine
• Vet hvor varene de leverer til deg er produsert
• Setter i gang et eget arbeid med etisk handel slik det er beskrevet i denne veilederen, med mål om å bidra til for­bedringer i arbeidsforholdene hos sine produsenter
• Viser resultatene av dette arbeidet i årlige rapporter, som helst bør være offentlig tilgjengelige.

Har du allerede et veletablert kundeforhold ligger det godt til rette for et samarbeid om etisk handel. Når du inngår nye kundeforhold, er det viktig at de nye leverandørene får god informasjon om din bedrifts policy, etiske retningslinjer og målsettinger knyttet til etisk handel, hvordan dere arbeider for å nå målene og hva etisk handel betyr for det fremtidige samarbeidet mellom dere.

Ressurser - Forankring:

Nedenfor finner du et utvalg av åpne ressurser og verktøy tilknyttet forankring av arbeidet med etisk handel. Som medlem i IEH får du tilgang på flere ressurser og verktøy i tilegg til kontinuerlig rådgivning og oppfølging i ditt arbeid med etisk handel.